Checkliste Telefonanlage

Im Zuge der ISDN-Abschaltung durch die Deutsche Telekom ist das Thema zukunftsweisende Telefonie bei
vielen Unternehmern und Verantwortlichen für die Telekommunikation im Unternehmen sehr aktuell. Diese
stellen sich zu Recht viele Fragen: „Was ist zu tun, wenn es bald kein ISDN mehr gibt?“, „Welche
alternativen Lösungen sind heute ausgereift?“, „Wie gut ist bei Internettelefonie die Sprachqualität?“, „Mit
welchen Investitionen muss ich heute für eine neue Telefonanlage rechnen?“ und viele weitere Fragen.

Diese Checkliste bietet Verantwortlichen hilfreiche Fragen bei Gesprächen mit einem neuen Telefonanbieter
und gliedert sich hierfür in sechs Bereiche.

Tipp: Versuchen Sie mit Blick auf Ihre jetzige Telefonanlage, diese Checkliste durchzuarbeiten. Anschließend
nehmen Sie ein Angebot eines neuen Telefonanbieters und vergleichen die Antworten.

 

Leistungsmerkmale

  • Ist die Verwaltung mehrerer Standorte mit einer Telefonanlage möglich?
  • Gibt es eine einfache, leicht zu bedienende Web-Konfigurationsoberfläche?
  • Gibt es einen kostenlosen Anrufbeantworter für jede Nebenstelle mit E-Mailversand?
  • Ist eine Integration von normalen Handys (und Smartphones) als Nebenstelle möglich?
  • Gibt es eine Faxintegration (z.B. Empfang und Versand von Faxen per E-Mail)?
  • Ist der Anschluss von normalen Faxgeräten möglich?
  • Wird Videotelefonie grundsätzlich unterstützt?
  • Wird HD-Audio und HD-Video unterstützt?
  • Gibt es eine Benachrichtigung bei verpassten Anrufen pro Telefon?
  • Verfügt die Telefonanlage über Zeitschaltungen, die über Tag/Nacht Modus hinausgehen?
  • Werden die Besetztlampenfelder (BLF Lämpchen auf dem Telefon) unterstützt?
  • Gibt es ein zentrales Telefonbuch für die Anlage und ein Telefonbuch je Nebenstelle?
  • Hat die Anlage Schnittstellen für CTI-Nutzung und TAPI Anwendungen (mehrplatzfähig)?
  • Bietet die Telefonanlage Auswertungsmöglichkeiten der Verbindungsdaten?
  • Bietet die Telefonanlage die Funktion sich von außen einwählen zu können (Call-Through)
  • Gibt es für Telefonkonferenzen einen separaten Konferenzserver?
  • Gibt es die Möglichkeit individuelle Ansagen und Wartemusik einzuspielen?
  • Gibt es Möglichkeiten zur Kopplung mit CRM-Lösungen?
  • Bietet der Anbieter alle Funktionen, die Sie heute nutzen?

 

Sicherheit & Schutzmaßnahmen

Aktuelle Telefonanlagen werden alle mit dem Internet verbunden, um zum Beispiel Zugriffe für
Heimarbeitsplätze und Einbindung von Apps zu realisieren. Umso wichtiger die Frage nach
Schutzmaßnahmen und Verantwortlichkeiten. In Zeiten in den immer mehr Konzerne Nutzungsdaten
sammeln und auswerten (Stichwort Bigdata), ist die Frage nach Möglichkeiten die Privatsphäre zu schützen
gerade für uns als deutsche Unternehmen sehr relevant.

  • Gibt es technische Schutzmechanismen bei Einbruchsversuchen aus dem Internet?
  • Wird die Telefonanlage 24×7 gegen Einbruchsversuche überwacht?
  • Gibt es einen Kostenschutz gegen hohe Telefonrechnungen bei einem Einbruch?
  • Gibt es Schutzmaßnahmen gegen Missbrauch von teuren Rufnummern (0900, Ausland, u.a.)?
  • Gelten für die Telefonanlage Deutsche Sicherheitsstandards?
  • Gelten deutsche Datenschutzbestimmungen für den Anbieter/Hersteller?
  • Ist davon auszugehen, dass sich der Anbieter den deutschen Standards verpflichtet fühlt?
  • Ist eine Verschlüsselung von Signalisierungen und Audiodaten (Gespräche) möglich?
  • Ist eine Verschlüsselung der Daten und Gespräche möglich?
  • Gibt es die Möglichkeit bestimmte Anrufziele zu sperren?
  • Stehen die Systeme in Deutschland? (Datenschutzbestimmungen, Rechtsgebiet)

 

Kosten und und Investitionsschutz

Es gibt Telefonanlagen, die über sehr viele Funktionen verfügen, aber diese haben auch Ihren Preis. Hier ein
Überblick an Fragen, um herauszufinden mit welchen Kosten Sie am Anfang und in den nächsten Jahren
rechnen müssen.

  • Kann die Telefonanlage beliebig erweitert werden? (Oder gibt es technische Grenzen)
  • Sind ausreichend Sprachkanäle und der VoIP-Trunk inklusive? (oder nur mit Zusatzkosten)
  • Gibt es die Telefone / Endgeräte zu moderaten Preisen zu kaufen?
  • Was kostet die Telefonanlage für alle Nutzer „unterm Strich“? (versteckte Zusatzkosten)
  • Können auch einzelne Nebenstellen hinzu gebucht werden? (oder nur Blöcke/ Module)
  • Müssen Sie für alle zusätzlichen Funktionen extra bezahlen?
  • Ist eine Abrechnung nach Kostenstellen möglich?
  • Sind verschiedene Zahlungsmöglichkeiten vorhanden?
  • Können verschiedene Rechnungskreise / Rechnungen erstellt werden?
  • Bekommen Sie eine Rechnung mit Deutscher Umsatzsteuer und ggf. mit digitaler Signatur?

 

Flexibilität & Zukunft

Hier ein Überblick an Fragen, um herauszufinden mit welchen Kosten Sie am Anfang und in den nächsten
Jahren rechnen müssen. Oft wissen wir heute noch nicht was wir morgen brauchen, dennoch sollten wir
heute darüber nachdenken.

  • Können weitere Funktionen sofort und einfach hinzu gebucht werden?
  • Werden verschiedene Telefonhersteller unterstützt?
  • Können Türsprechstellen mit der Telefonanlage verbunden werden? (z.B. per SIP)
  • Gibt es offene Schnittstellen für Faxversand, SMS oder andere Dienste?

 

Rufnummern

Die Rufnummern sind essentiell für den Betrieb der Telefonanlage. Früher war die Telefonanlage der eine
Teil und die Bereitstellung des Anschlusses mit Rufnummer ein anderer. Heute gibt es Anbieter, die alles aus
einer Hand anbieten und damit eine bessere Integration von neuen Rufnummern in die Telefonanlage
ermöglichen.

  • Können Sie Ihre bisherigen Rufnummern mitnehmen?
  • Können beliebig viele Rufnummern und Rufnummernblöcke aufgeschaltet werden?
  • Sind die ortsgebundenen Notrufnummern (110/112) erreichbar?
  • Können Rufnummern aus mehreren Standorten eingebunden werden?
  • Gibt es pro Standort eine eigene Notrufadresse (für 110,112)?
  • Können auch Rufnummern aus dem Ausland direkt aufgeschaltet werden?
  • Können Sie Ihre bestehende Rufnummern von Filialen im Ausland aufschalten?
  • Bekommen Sie einfach und schnell neue Rufnummern aus ganz Deutschland geschaltet?